中小企業において、労務管理は経営の根幹をなす重要な業務の一つです。なかでも、給与計算の業務は避けて通れません。これらを適切に行わなければ、従業員の不信感を招き、法令に定められた賃金の全額払い義務違反になるおそれがあります。そうしたことから中小企業では、労務管理業務を適正に行うことが経営課題の一つとなっています。
こちらでは、千葉県で労務管理をサポートする東葉社会保険労務士法人が、中小企業における給与計算の業務を効率化するための具体的なノウハウをご紹介します。
企業を健全に運営するためには、労務管理は欠かせない役割を担っています。
労務管理が適正に行われていれば、以下のようなメリットが期待できます。
すなわち、労務管理の適正化を怠れば労務トラブルのリスクが高まり、企業の信頼を失うだけでなく、優秀な人材の確保が難しくなります。中小企業においても、労務管理は事業の健全性や持続可能性を左右する極めて重要な役割を担っているのです。
給与計算業務の適正化と効率化には以下の2つのポイントがあります。
給与計算のルールというものは、経営者が想像する以上に多岐にわたります。時間計算ひとつをとっても、出勤した時間から計算するのか、決まった時間から計算するのか、休憩時間はどのように管理するのか、退勤時間は何分単位(推奨は1分単位)で計算するのか。遅刻早退したときの減額ルールは?パートさんの有給休暇分賃金の計算方法は?こうしたことは、各企業ごとで異なり、企業内でも部署によって異なることがあります。
多くの場合、給与計算のミスは、こうしたルールの混乱によって起こります。計算担当者自身がミスだと思っていないことが多いので、チェックをしても意味をなさないのです。
大切なことは、給与計算ルールを明確化し、煩雑さをもたらしがちな特定の従業員にのみ適用されるルールは可能な限り排除して、わかりやすさを重視すること。
そして、できあがったルールを担当者、責任者、経営者間で共有することです。可能であれば全従業員と共有した方がよろしいでしょう。
出退勤データのデジタル化と給与計算ソフトの導入は、いまや、どこの企業でもあたりまえのことになりつつありますが、そうかと言って、どんなに優秀なソフトを使用しても、手作業をゼロに抑えることは不可能です。
時間計算のロジックを完全にシステムに組み込むためには、何カ月もかけた試行錯誤が必要になりますし、仮に完全に組み込めたとしても、出退勤を確認しなければわからないようなこともたくさんあります。
勤務の途中で、所定外の休憩をとる、いわゆる中抜け、ということがありますが、勤怠システムでは往々にして所定外の休憩としてだけ表示されていることがあります。
通常であれば遅刻早退の減額控除対象ですけれども、これは実は時間単位の子の看護休暇や介護休暇であるかもしれません。多くの場合、子の看護休暇や介護休暇は無給休暇ですから、減額控除とするのは間違いではありませんが、遅刻早退としてカウントしてしまえば評価にかかわってしまいます。どんなにデジタル化が進んでも、管理者自身がロボット化でもしない限りは、勤怠の確認作業は不可欠と私は思うのです。
(子の看護休暇や介護休暇を反映できる勤怠システムもありますが、各従業員さんがそれをきちんと運用できているかどうかは不確かと思います。)
ただ、だからこそ、不必要な手作業は可能な限り削減せねばなりません。
社会保険料の変更判定など、給与ソフトが自動で行ってくれるような作業は可能な限り活用しましょう。
労務管理を適正に行おうとすれば、それは大きな労力を必要とします。したがって、人件費は確実に増大することとなります。ただ、先述のような計算ルールの明確化と共有を行い、給与ソフトや勤怠管理システムを適切に運用することで、人件費増大を抑制することは可能になります。
給与計算のミスは、従業員に多大な影響を与えかねません。例えば以下のようなリスクが考えられます。
このようなリスクを未然に防ぐため、給与計算のミス防止対策を徹底する必要があります。具体的には以下の2点が重要です。
これらの対策により、給与計算のミスリスクを大幅に低減できます。
従業員の満足度が高まると、以下のようなメリットが期待できます。
すなわち、従業員満足度を高めることが、従業員一人ひとりの幸せだけでなく、会社の業績向上にも寄与します。
例えば、従業員満足度を把握するため、定期的な従業員満足度調査を実施したり、社内の意見を集約するシステムを導入したりすることで、従業員の本音を知ることができます。そして、その結果を踏まえて、業務の効率化や福利厚生の見直しなどを検討し、継続的に改善することが重要です。
千葉県船橋市にある東葉社会保険労務士法人では、豊富な専門知識を持つ社会保険労務士が在籍しております。労務管理に関するお悩みやご質問がありましたら、お気軽に東葉社会保険労務士法人までお問い合わせください。
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